Een evenement is nog geen paperclip

Het vak van management-assistent wordt steeds leuker. Immers, in een tijd van bezuinigen en inkrimpingen worden hoe langer hoe meer zaken door bedrijven in eigen hand genomen. Een personeelsfeest, produktintroduktie of afscheidsreceptie wordt tegenwoordig niet meer door een evenementenburo georganiseerd maar door de management-assistent. Door jullie dus!!

Van harte met deze fantastische promotie. Het is een prachtklus in een prachtige wereld. Immers, de evenementenwereld is een kleine wereld maar wel een heel erg leuke wereld. Het gaat hier niet om de inkoop van paperclips of printertoners, het gaat hier om de gecompliceerde organisatie van een belangrijke activiteit binnen jullie bedrijf. Een organsatie waar iedereen zich graag mee wil bemoeien, een organisatie waar veel belang aan wordt gehecht en een organisatie waarvoor geen herkansing bestaat. Alle hens aan dek dus en zaak om over heel erg veel zaken heel erg goed na te denken.

Ook dat doen wij als leveranciers van evenementen heel erg graag. Graag denken wij met opdrachtgevers mee over aard van een evenement, doelstelling, historie, budget etc. Een proces dat niet over één nacht ijs gaat maar wat heel wat voorbereidingstijd kost. De term maatwerk klinkt wellicht wat cliché, maar een evenement inkopen is heel iets anders dan 5 pakken kopieerpapier inkopen.

En juist dat laatste willen een hoop van jullie collega’s (nee, jij niet, maar je collega van de andere afdeling wel) wel eens vergeten. Het komt hoe langer hoe vaker voor dat wij als evenementenlokatie (in de Orangerie organiseren wij zo’n 300 evenementen per jaar) een telefoontje krijgen of we binnen 3 uur even snel een offerte kunnen maken. Lees je het goed: 3 uur! Dus in drie uur tijd moeten wij dus zaken als aard van een evenement, doelstelling, historie, budget zien te achterhalen om vervolgens nog eens een creatief voorstel neer te leggen. Binnen drie uur. Lieve dames; het zijn geen paperclips welke wij verkopen.

Daarom een tip als jullie binnenkort de opdracht krijgen van je baas om een evenement te gaan organiseren. Lees alle tips van Lenny Kaarsgaaren elders in Management Support en neem vooral de tijd. Ga lokatiehouders, cateraars, artiesten etc. niet onder een onmogelijke tijdsdruk zetten, want het resultaat zal eronder lijden. Ten eerste kunnen zij in een heel kort tijdsbestek geen maatwerk leveren. Maar wellicht belangrijker, je wordt als opdrachtgever niet serieus genomen. Op het moment dat wij gebeld worden om binnen één dag een offerte te maken zullen wij proberen om jullie te overtuigen dat wij meer tijd nodig hebben. Er zijn echter al collega’s van me die niet eens reageren. Zij nemen opdrachtgevers die binnen 3 uur maatwerk willen hebben niet serieus. Helemaal ongelijk kun je ze natuurlijk niet geven. Het zijn geen paperclips!!