Voorkom NO show, prik een ander tijdstip.
Hoe vaak zal het de lokatiehouder, cateraar, ceremoniemeester of organisatieburo wel niet voorkomen dat het aantal werkelijk aanwezig gasten vele (vele!) malen lager is dan aanvankelijk gedacht/gehoopt of gepland. We trappen een open deur in als we stellen dat dit vrijwel altijd het geval is. No show, de ramp voor elk organisatieburo, cateraar, lokatiehouder en allerbelangrijkst, de opdrachtgever, Wishful thinking, minder populairder dan gedacht of een verkeerde planning liggen meestal aan deze onderbezetting ten grondsslag. De oplossing echter is in zicht!!
Ook in een oude kerk in het zuiden van het land (we mogen van de hoofdredactie niet te veel sluikreclame maken) kampen wij met dezelfde problemen. Het aantal malen dat er een procentje of twintig minder gasten zijn dan gehoopt is niet op twee handen te tellen. It’s all in the game, we houden er vooraf al een beetje rekening mee en onze begrotingen zijn er op aangepast. Echter, als een lokatie het luxe-probleem heeft van een overbezetting op bijvoorbeeld zaterdagen ga je creatief aan de slag om je gasten toch binnen te halen.
Die creativiteit is door de jaren heen uitgemond in zondagmiddag-feesten, donderdag-avondpartijen en woensdagmiddag-recepties. Saillant detail hierin is dat de laatste drie genoemde bijeenkomsten een vele male lagere no-show met zich meebrengen dan het traditionele zaterdagavond feest. Hoe komt dit nou??
Welnu, op zaterdagavond zitten alle mensen al barstens vol met andere afspraken. Immers, nog steeds trouwen alle mensen op zaterdag, op zaterdagavond wordt er vaak gevoetbald (voor de eigenaren van sky-boxen), het gezapige zit-feestje van de buurman die 43 wordt is (hoe origineel) nog steeds op zaterdagavond of een keertje met je oude vrienden stappen gebeurt ook op diezelfde zaterdagavond. Misschien nog wel belangrijker is het feit dat met de huidige hoge kwaliteit van het leven de mensen de zaterdagavond hebben gebombardeerd tot dè familieavond van de week. Na alle hectiek van de week is de zaterdagavond gereserveerd voor elkaar, voor de kinderen, voor een mooie fles wijn, voor de open haard en voor rust. Daarin past geen personeelsfeest waarbij die collega van crediteuren met een glas te veel op weer begint te zeuren over die auto van je. Daarin past geen personeelsfeest waarbij de baas met een verveeld gezicht uit fatsoen met je vrouw moet dansen en daarin past geen feest waarbij de gasten van productie die kolere-lijers van chefs wel eens even de waarheid zullen vertellen. Nee, op zaterdagavond blijven wij lekker thuis, vandaar die hoge no-show!
Verplaats je nu eens het hele zaakje naar een zondagmiddag, heb je een totaal andere sfeer. De gasten komen al fitter binnen, zijn voor Studio Sport weer thuis en maken een volledig andere soort feest mee. Neem daarnaast het feit dat geen enkeling op zondagmiddag een andere activiteit organiseert en je merkt dat de opkomst verrassend hoog zal zijn. Immers, de gasten zijn blij dat ze tenminste iets hebben op zondag, ze weten toch dat ze weer op tijd in bed liggen en zien collega’s eens in een heel ander setting. Succes verzekerd!
Hetzelfde geldt natuurlijk voor de recepties, waarbij op vrijdagmiddag geen hond meer komt. De woensdag begint hiervoor een mooie avond te worden. Was vroeger nog uit den boze vanwege het voetballen, maar sinds er voortaan elke avond wel ergens een bal rolt, mag dat wel. En met de invoering van ATV, ADV, ouwe-lullen dagen en weet ik veel wat is half Nederland tegenwoordig op vrijdag vrij. Donderdagavond mag het dus gerust iets later worden. IN ieder geval hebben alle tijdstippen met elkaar gemeen dat er weinig concurrentie bestaat van andere feestjes. Gevolg: weinig No-show, en daar draait het toch allemaal om!!
Roger Schreurs
Roger Schreurs (36) is directeur van de Orangerie. IN zijn locatie zijn 94% van alle zaterdagavonden volgeboekt. No show op zaterdag 20%. Op alternatieve dagen no-show < 5%. Aan u de keuze!